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Guía definitiva para planificar el retiro de su empresa a la región vinícola de California

Como vicepresidente de ventas corporativas y grupales de WineCountry Media, que posee y administra NapaValley.com , Sonoma.com , y WineCountry.com - He ayudado a empresas de todo el mundo a planificar sus reuniones, retiros y eventos corporativos y de grupo en la región vinícola de California. Y cada vez, hay elementos importantes en los que estas empresas no han pensado antes de ponerse en contacto conmigo sobre su próxima reunión o retiro.

Así que quiero compartir mis 14 consideraciones principales que un director ejecutivo, asistente ejecutivo o planificador de eventos debe tener en cuenta al planificar un retiro corporativo a la región vinícola de California. Mi lista de verificación privada y experimentada para crear un retiro exitoso en Wine Country para ganar elogios de sus colegas y hacer que parezca un organizador de reuniones profesional.

En ese momento: profundicemos. A continuación se muestra el cuestionario real que utilizo para cada nuevo cliente corporativo, uno que he perfeccionado al trabajar con una amplia variedad de empresas y los servicios que ellos y sus empleados necesitan una vez que llegan. Con la última pregunta, tendrá una sólida comprensión del cuándo, dónde, qué y cómo se necesita para planificar su próximo evento exitoso del equipo de Wine Country.


El cuestionario


# 1. Cual es el proposito de su evento?

De El Los 10 tipos más comunes de eventos de empresa , es útil saber exactamente en qué categoría se encuentra su evento, de modo que los vendedores de grupo en los hoteles y complejos turísticos de Wine Country sepan cómo responder a la RFP (Solicitud de propuesta) en consecuencia. Una reunión ejecutiva o un seminario de capacitación del equipo de empleados, por ejemplo, probablemente se llevará a cabo en el interior, a menudo en una sala de reuniones sin ventanas para evitar distracciones, mientras que una cena de viaje de incentivo en equipo podría realizarse al aire libre en un viñedo o en una bodega. Proporcionar la etiqueta correcta en su evento al principio podría evitar múltiples problemas más adelante.

# 2. ¿Qué tan grande es tu grupo?

Tenga en cuenta que la mayoría de los hoteles y resorts de Wine Country consideran que 10 personas es el tamaño mínimo de un 'grupo'. Cualquier tamaño más pequeño que este probablemente no le brindará los beneficios de una reserva grupal. Si no sabe el tamaño exacto de su grupo, está bien. Los hoteles esperan esto y les darán a los clientes un margen de maniobra en las habitaciones no reservadas.

Una vez que sepamos el número estimado de su grupo, lo emparejamos con el hotel o resort Wine Country más apropiado. Los grupos más pequeños tienden a coincidir mejor con las propiedades de tamaño pequeño a mediano, y el servicio único que brindan a menudo es más personal, mientras que las propiedades de complejos turísticos grandes pueden ahorrarle miles en costos de transporte al tener todo lo que sus grupos desean o necesitan en la propiedad. : restaurantes, spas, catas de vino e incluso una bolera en el Meritage Resort y Spa .

# 3. ¿Tu grupo ha estado antes en Wine Country? Si es así, ¿dónde te quedaste?

No es raro que los coordinadores de eventos grupales digan que quieren quedarse en Napa Valley, y luego terminan quedándose en el condado de Sonoma, incluso cuando no tenían idea de que organizar un retiro en el condado de Sonoma era siquiera una opción (por lo general, es el hotel promedio de Napa Valley tarifa de habitación que ayude a convencerlos). Si el cliente ha estado antes en Wine Country, normalmente tiene una idea clara de dónde quiere realizar su evento. Y saber dónde se quedaron y cenaron nos permite saber que no debemos enviar solicitudes de propuestas a los mismos lugares, a menos que lo soliciten específicamente.

# 4. ¿Quiere quedarse en Napa Valley o en el condado de Sonoma?

Alrededor del 90% de los clientes de eventos corporativos dicen que quieren organizar su retiro en Napa Valley, pero cuando también se recomienda el condado de Sonoma, generalmente están abiertos a eso como una opción. Lo que generalmente determina su destino final es el costo: una habitación de hotel en el condado de Sonoma suele ser aproximadamente un 30% menos que en Napa Valley, y la mayoría de las personas se quedan boquiabiertas cuando escuchan el costo promedio de la tarifa de una habitación de fin de semana de verano en Napa Valley.

# 5. ¿Cuántas habitaciones necesitarás para tu grupo?

Esta pregunta a menudo provoca risas. La idea de que los ejecutivos de una empresa compartan una habitación de hotel es bastante divertida para los asistentes ejecutivos. Pero le sorprendería la frecuencia con la que esto desconcierta a la persona encargada de planificar el evento corporativo. ¿Quiere la empresa ahorrar dinero haciendo que el equipo comparta habitaciones? ¿Alguno del personal querrá traer a sus socios (o pueden ellos)? Además del presupuesto, tener una idea clara de cuántas habitaciones necesitará es uno de los factores más importantes para reservar un retiro de empresa.

# 6. ¿Cuál es su fecha de llegada y salida?

La respuesta estándar de la industria a esta pregunta es dar la fecha de llegada y la fecha de salida, en este formato: Llegaremos el miércoles 3 de marzo y saldremos el domingo 7 de marzo. Simplemente decir que es un retiro de 3 días no está claro, y Cuando se trata de reservar un evento de $ 40,000, la claridad es clave. Si no sabe las fechas exactas en que se hospedará su grupo, un vendedor de hotel solo puede darle una estimación de los costos y probablemente no le reservará un bloque de habitaciones. No es un factor decisivo, pero tener una fecha clara de llegada y salida facilitará el trabajo de todos.

Y para su información, muchos hoteles y complejos turísticos de Wine Country tienen un mínimo de 2 noches los fines de semana, por lo que si su retiro corporativo termina un sábado, es posible que también se le cobre por la noche del sábado. Y debido a que Wine Country es un destino tan popular para los turistas los fines de semana, reservar su evento de domingo a jueves podría ahorrarle miles de dólares.

# 7. ¿Su fecha de llegada y salida es flexible?

Si bien es útil tener las fechas de viaje grabadas en piedra, no es crucial. Los hoteles y complejos turísticos a menudo preguntan si las fechas de sus eventos grupales son flexibles, ya que a veces se agotan las entradas en esas fechas específicas o incluso solo el primer o último día. Decir que está de acuerdo con lunes-martes o martes-miércoles le da al vendedor del hotel mucho más margen de maniobra.

# 8. ¿Cuál es su presupuesto estimado?

Se sorprenderá de la frecuencia con la que un nuevo cliente de eventos grupales no tiene una respuesta a esta pregunta, ya sea porque no se le dio un presupuesto o porque la corporación se está comunicando con nosotros para determinar cuál debería ser su presupuesto. Tener un presupuesto estimado no es crucial, pero es muy útil para determinar el calibre, el momento y la ubicación de un hotel o lugar de retiro corporativo. Para un evento de grupo promedio (hotel, espacio para reuniones + F&B + A / V, transporte, comidas), un mínimo de $ 500 por persona por noche es un buen lugar para comenzar.

Con respecto a los presupuestos, una palabra que querrá tener en su léxico es 'concesiones', que es la jerga de los hoteles para los regalos. Si bien no negociamos tarifas grupales para usted, un hotel o lugar de reunión a menudo ofrecerá concesiones adicionales para nuestros clientes porque trabajamos con ellos con mucha frecuencia. En resumen, reservar su evento corporativo a través de nosotros le ahorrará dinero y solicitar concesiones adicionales, como eliminar la tarifa del resort o la tarifa de Wi-Fi, le permitirá ahorrar aún más dinero.

# 9. ¿Cuál es el gasto del estadio en las tarifas de las habitaciones?

Si un cliente de eventos corporativos no tiene un presupuesto en mente, casi siempre tiene una idea aproximada de cuánto quiere gastar en una habitación por noche. Las tarifas de las habitaciones para grupos suelen ser inferiores a las tarifas para 'viajes de placer', y las tarifas de domingo a jueves son casi siempre mucho menos caras que las tarifas de fin de semana, ya que Wine Country es un destino popular para escapadas de fin de semana.

Saber cuánto está dispuesto a gastar en una habitación de hotel es muy útil para determinar qué hoteles son los más adecuados para su grupo. En el extremo más bajo para el verano, espere pagar alrededor de $ 250 por habitación por noche en el condado de Sonoma. Para una propiedad de lujo en Napa Valley durante la temporada alta, espere pagar alrededor de $ 500 a $ 600 por habitación por noche como mínimo.

# 10. ¿Necesitarás transporte también?

Una vez más, se sorprenderá de cuántas personas encargadas de organizar el retiro grupal de la empresa no tienen en cuenta los costos de transporte, tanto desde el aeropuerto como fuera de las instalaciones del hotel. Muy pocos hoteles en Wine Country tienen servicio de transporte directo desde los aeropuertos de San Francisco y Oakland (el Doubletree Sonoma Wine Country es una rara excepción), por lo que si necesita un viaje desde el aeropuerto o hasta una bodega desde su hotel, necesita reservar una empresa de transporte con mucha antelación. En WineCountry, nos hemos asociado con varias empresas de transporte locales y estaremos encantados de recomendar la mejor opción para su grupo.

# 11. ¿Necesitarás espacio para reuniones? En caso afirmativo, ¿qué días necesitará reservar un espacio para reuniones y para cuántas personas? ¿Necesitará audio / video y F&B? ¿Tu grupo tiene otras necesidades?

Casi todos los eventos corporativos o grupales necesitan algún tipo de espacio para reuniones o sala de juntas, ya sea dentro de un hotel o en una bodega. Las preguntas para las que querrá tener respuestas de antemano incluyen: ¿Para cuántas personas? ¿Por qué período del día? ¿Necesitará servicio de alimentos y bebidas? ¿Quiere que le sirvan alcohol (como en una bodega)? ¿Necesitará equipo de audio / video? ¿Cómo desea disponer las mesas y las sillas? ¿Tendrás alguna sesión de trabajo?

El costo típico de alquilar un espacio para reuniones varía mucho en Wine Country. Tenemos algunos socios hoteleros que a menudo cobran la tarifa de alquiler del espacio para reuniones (generalmente si el cliente acepta un cargo mínimo de F&B), mientras que otros cobran un mínimo de cuatro cifras. Si va a solicitar concesiones, la tarifa del espacio para reuniones es un buen punto de partida.

# 12. ¿Necesitará ayuda para organizar el almuerzo o la cena?

Para la mayoría de los eventos corporativos y grupales que se llevan a cabo en Napa Valley y el condado de Sonoma, el almuerzo está incluido en el cargo de F&B del espacio de reuniones, ya sea como un box lunch o en forma de buffet, ya sea dentro de la sala de reuniones o en el pasillo. Si usted y sus compañeros de trabajo quieren almorzar o cenar fuera del hotel, estaremos encantados de ofrecerle recomendaciones (aquí todos somos snobs de la comida, por lo que no lo engañaremos). Una opción popular es tener una cena grupal en una bodega, ya sea al aire libre entre las viñas o en una cueva de vino, como la fantástica experiencia de cenar en una cueva en el Viñedos Pine Ridge en Napa Valley.

Tenga en cuenta que si el restaurante o la bodega no se encuentran a poca distancia a pie, una gran razón para reservar un hotel en el centro de la ciudad, probablemente deba contratar una empresa de transporte si desea viajar en grupo, lo que puede resultar caro. Alternativamente, Uber y Lyft están disponibles en Wine Country.

# 13. ¿Necesitará ayuda para organizar actividades, como una cata de vinos?

Cuando en Roma, ¿verdad? Casi todos los eventos corporativos y grupales que ayudamos a planificar incluyen una visita a una o más bodegas para una experiencia de degustación y recomendar bodegas es nuestra especialidad. Al igual que con cenar en un restaurante fuera de las instalaciones, tenga en cuenta que si la bodega que desea visitar no se encuentra a poca distancia, probablemente tendrá que contratar una empresa de transporte o un servicio de transporte compartido. Y aunque es posible que solo esté probando el vino a través de pequeños sorbos, se sorprenderá de lo rápido que su nivel de alcohol en sangre puede aumentar más allá del .08%.

# 14. ¿Está interesado en realizar otras actividades además de la degustación de vinos, como concursos de cocina de team building?

Junto con la degustación de vinos, hay docenas de otras actividades disponibles en Wine Country que podemos ayudar a organizar para su evento grupal, desde recorridos en bicicleta Sip-n-Cycle hasta recorridos gourmet de comida y vino, eventos de formación de equipos (los concursos de cocina son muy populares ), lecciones de mezcla de vinos y recorridos a pie por los viñedos. Para ver una amplia gama de actividades divertidas en Wine Country para su grupo, consulte Experiencias WineCountry .


Si ha llegado al final de este artículo, ¡felicitaciones! Ahora tiene todas las respuestas para organizar un evento corporativo o grupal divertido y fructífero en la región vinícola de California. El siguiente paso es llamarme al (415) 518-1402 o enviarme un correo electrónico a matt@winecountry.com . No solo lo ayudaré a encontrar los lugares ideales para su próximo evento corporativo o evento de equipo, sino que lo pondré en contacto con la persona adecuada con la que necesita hablar y probablemente también lo ayudaré a ahorrar dinero.

Por último, ¿mencioné que nuestro servicio de recomendaciones y referencias es gratuito? Ganamos una pequeña comisión de nuestros socios hoteleros sobre la tarifa de la habitación, pero es el hotel quien cubre ese costo, no usted. Por lo tanto, realmente no hay razón para no utilizar nuestro Servicio de recomendaciones y referencias para eventos corporativos y grupales en Napa Valley y el condado de Sonoma.


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